Magyarország - Szlovákia Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 Partnerséget ép ítünk Európai Unió

Strategické plánovanie heslovite

Fórum Információs Központ
Regionális Civil Központ Alapítvány

Strategické plánovanie heslovite

V nasledujúcej časti veľmi krátko zhrneme postup strategického plánovania

Proces plánovania

1. štartovanie – úvodná etapa

2. misia, vízia, hodnotová hierarchia organizácie

3. analýzy – organizácie, prostredia, cieľových skupín, problematiky, portfólia

4. identifikácie vybranej oblasti problematiky

5. sformulovanie cieľov

6. vypracovanie konkrétnych plánov

1. Štart – začneme s plánovaním

  • Vyjasnenie si potreby a postup plánovania s členstvom a zamestnancami – plánovanie je zdĺhaví proces, preto je dôležité aby každý si uvedomil dôležitosť. Pre zamestnancov znamená prácu naviac, pre členov niekedy aj ostré diskusie – keď si neuvedomujú hodnotu a dôležitosť výsledkov, plánovanie môže generovať nespokojnosť, hádky, nepríjemné situácie. Keď každý zapojený človek si uvedomí podstatu veci, bude pracovať s nadšením a vyhneme sa tým zbytočným konfliktom.

  • Prípravná prieskumy – hlavne v rámci organizácie. Zistíme potreby, predstavy ľudí, tiež prípadné zdroje konfliktov a nespokojnosti. Tým predchádzame ďalším nepríjemnostiam.

  • Časový harmonogram procesu – musíme čo najpresnejšie stanoviť termíny jednotlivých krokov aby celý proces nerozpadol na kusy.

  • Rozdelenie zodpovednosti pracovných častí – keď všetko bude robiť len vedenie, bude to plán vedenia. Keď chceme skutočný a funkčný plán, musíme zodpovednosť rozdeliť medzi zapojené osoby. Vedenie len koordinuje a rieši operatívne otázky, ale pbsahovú časť musí každý poznať a pochopiť.

2 Vízia

Funkcia vízie:

  • motivuje ľudí v práci

  • koordinuje rôznorodé predstavy

Charakteristika

  • je dlhodobá – na viac rokov, niekedy na celé obdobie fungovania organizácie

  • je smelá a prognostická – možno niekedy aj trošku ireálna, ale to neuškodí

  • je krátka, podstatná, jasná

  • je zrozumiteľná pre všetkých

  • je vytvorená na širokej báze konsenzu zainteresovaných.

3. Analýzy potrebné na plánovanie

Tri hlavné oblasti analýz:

  • vnútorné prostredie, vlastné zdroje

  • oblasť problematiky a cieľová skupina

  • vonkajšie prostredie a zdroje

A. Vnútorné prostredie, vlastné zdroje

  1. spôsob fungovania, organizačná kultúra, štruktúra

  2. analýza vlastných zdrojov

  3. analýza portfólia – projekty, služby, činnosť

1. spôsob fungovania, organizačná kultúra, štruktúra

V každom prípade musíme zistiť aká je miera efektivity našej činnosti, aké sú pomery v organizácie, aké skryté problémy sa vyskytujú, ktoré je potrebné riešiť.

2. analýza vlastných zdrojov

Vlastné zdroje organizácie tvoria predovšetkým nefinančné faktory. Samozrejme aj peniaze sú dôležité, ale v neziskových organizáciách je ich stále menej ako by bolo potrebné.

Naše hlavné zdroje sú okrem financií:

  • ľudia

  • skúsenosti a vedomosti

  • kontakty a partnerstvá

Ľudia

Základným zdrojom celej činnosti sú svedomité a odborne dobre pripravené osoby. Väčšinou nie je možné aby sme zamestnali ľudí na trvalý pracovný úväzok, ale napriek tomu každá organizácia môže počítať s početnou skupinou ľudí:

  • dobrovoľníci

  • externí odborníci

  • sympatizanti

  • aktivisti

Skúsenosti a vedomosti

Hlavne na úrovni organizácie ale znamená to aj súhrn vedomostí našich dobrovoľníkov. Každá jedna aktivita, podujatie, program znamená nové skúsenosti, ktoré môžeme používať v budúcnosti.

Kontakty a partnerstvá

Na rozvoj našej činnosti vždy potrebujeme spoluprácu s ostatnými aktérmi danej oblasti. Je veľkou výhodou napríklad keď máme korektný vzťah so samosprávou alebo miestnou školou, niekedy sú potrebné zahraničné partneri. Každý kontakt je potrebný, takže správajme sa korektne s ostatnými organizáciami.

Finančné zdroje

Do finančných zdrojov môžeme započítať vlastné príjmy – napríklad poskytnuté platené služby – dary od fyzických a právnických osôb a tiež granty získané od rôznych zdrojov.

3. analýza portfólia – projekty, služby, činnosť

Odpovedzme na nasledujúce otázky:

  • Aké úspešné programy máme?

  • Ktoré sú najpopulárnejšie u cieľových skupín?

  • Ktoré sú podporené aj komunitou?

  • Ktoré sú podstatné pre našu existenciu?

B. Oblasť problematiky a cieľová skupina

Bez dokonalom prehľadu danej problematiky môžeme viac škodiť ako pomôcť. Musíme preto skúmať všetky segmenty problematiky a nie len to, čo nás konkrétne zaujíma.

Cieľová skupina je tiež veľmi dôležitá. Organizácie síce majú vlastné predstavy ale tie nemusia byť v súlade s potrebami cieľových skupín. Preto sa musíme spýtať konkrétne osoby – čo vlastne potrebujú, čo by im pomohlo. Môžeme získať úplne nečakané odpovede, a čerpať nové nápady na rozvoj vlastnej činnosti.

C. Vonkajšie prostredie a zdroje

  • prostredie na úrovni komunity – miestna alebo regionálna komunita, inštitúcie, hospodárske a politické podmienky

  • prostredie na vyššej úrovni – štát alebo EU – inštitúcie, hospodárske a politické podmienky, rozvojová politika a pod.

  • odborné prostredie – inštitúcie a organizácie zaoberajúce sa danou problematikou

Výstupy

Strategické ciele

Dlhodobé ciele – tie v súvislosti veľkosti organizácie môžu byť od 3 do 20 rokov. Napríklad stratégie obce vypracujú na 30 rokov.

Obsahujú všetky podstatné ciele, ktoré by sme mali dosiahnuť v danom období.

Programy

Súvislé a komplexné činnosti, plány práce na dosiahnutie strategických cieľov.

Projekty

Delenie programov na kratšie časové obdobie na dosiahnutie konkrétnych výstupov a výsledkov, ktoré podporujú stratégiu.

Žiadosti

Vypracované materiály na konkrétne grantové výzvy, ktorými môžeme získať finančné prostriedky na realizáciu projektov.

Modely procesov strategického plánovania

Spracované podľa Carter McNamara

Základné

Tematické

Opravárske

Scenárové

Organické

Identifikuj zámer – poslanie organizácie

Vyjasni spoločné hodnoty v organizácii a pomenuj víziu pre organizáciu

Zmapuj vnútorné a vonkajšie prostredie (SWOT)

Zosumarizuj a zreviduj poslanie organizácie, programy, zdroje a potrebnú podporu

Vyber niekoľko síl z vonkajšieho prostredia a modeluj ich zmeny, ktoré by mohli ovplyvniť organizáciu

Vyber ciele, ktoré musíte dosiahnuť pre naplnenie poslania

Identifikuj hlavné témy a ciele a urči medzi nimi tie prioritné

Zisti, čo funguje a čo potrebuje prispôsobenie/opravu

Vytvor a prediskutuj pre každú potenciálnu zmenu tri alternatívne scenáre dopadu na organizáciu (v najlepšom prípade, v najhoršom prípade a pravdepodobne)

Pravidelne (možno štvrťročne) diskutuj, aké procesy sú potrebné na to, aby ste dosiahli víziu a… 

Identifikuj špecifické stratégie na dosiahnutie každého z cieľov

Vytvor stratégie/programy na dosiahnutie cieľov alebo riešenie tém

Zadefinuj ako majú byť opravy urobené

Navrhni, čo by organizácia mohla urobiť ako odpoveď na každú potenciálnu zmenu (stratégie)

…čo pre tieto procesy/ v týchto procesoch urobíte

Skús vybrať také stratégie, ktoré reagujú na viaceré možné vonkajšie zmeny

Vyber najpravdepodobnejšie budúce zmeny vo vonkajšom prostredí a urči najrozumnejšie stratégie na pripravenie sa alebo reagovanie na ne

Pripomínaj, že tento typ plánovania sa vlastne nikdy neuzatvára a nekončí, zameriavaj sa viac na poučenie, nie na metódy

Pomenuj/obnov poslanie, víziu a hodnoty (v niektorých prípadoch s týmto organizácia začína tematické plánovanie)

Vytvor akčné plány na implementáciu každej stratégie

Vytvor akčné plány

Spíš strategický plán – dokument

Zahrň opravy ako stratégie do strategického plánu

Zváž ako bude organizácia prezentovať svoje plány zainteresovaným a donorom, ktorí sú zvyknutí viac na „mechanistické a lineárne“ modely plánovania

Každoročne vytvor ročný implementačný plán s rozpočtom

Realizuj ročný plán

Monitoruj a obnovuj plán

Monitoruj/hodnoť/reviduj plány

Z čoho model vychádza

Poslanie organizácie

Strategické témy organizácie

Nefungujúce aspekty v organizácii

Vývoj vonkajšieho prostredia

Zdieľané východiská (hodnoty a vízia)