Magyarország - Szlovákia Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 Partnerséget ép ítünk Európai Unió

Strategické plánovanie heslovite

Fórum Információs Központ
Regionális Civil Központ Alapítvány

Strategické plánovanie heslovite

V nasledujúcej časti veľmi krátko zhrneme postup strategického plánovania

Proces plánovania

  1. 1. štartovanie – úvodná etapa
    2. misia, vízia, hodnotová hierarchia organizácie
    3. analýzy – organizácie, prostredia, cieľových skupín, problematiky, portfólia
    4. identifikácie vybranej oblasti problematiky
    5. sformulovanie cieľov
    6. vypracovanie konkrétnych plánov

 

1. Štart – začneme s plánovaním

Vyjasnenie si potreby a postup plánovania s členstvom a zamestnancami – plánovanie je zdĺhaví proces, preto je dôležité aby každý si uvedomil dôležitosť. Pre zamestnancov znamená prácu naviac, pre členov niekedy aj ostré diskusie – keď si neuvedomujú hodnotu a dôležitosť výsledkov, plánovanie môže generovať nespokojnosť, hádky, nepríjemné situácie. Keď každý zapojený človek si uvedomí podstatu veci, bude pracovať s nadšením a vyhneme sa tým zbytočným konfliktom.
Prípravná prieskumy – hlavne v rámci organizácie. Zistíme potreby, predstavy ľudí, tiež prípadné zdroje konfliktov a nespokojnosti. Tým predchádzame ďalším nepríjemnostiam.
Časový harmonogram procesu – musíme čo najpresnejšie stanoviť termíny jednotlivých krokov aby celý proces nerozpadol na kusy.
Rozdelenie zodpovednosti pracovných častí – keď všetko bude robiť len vedenie, bude to plán vedenia. Keď chceme skutočný a funkčný plán, musíme zodpovednosť rozdeliť medzi zapojené osoby. Vedenie len koordinuje a rieši operatívne otázky, ale pbsahovú časť musí každý poznať a pochopiť.

2 Vízia

Funkcia vízie:

  • motivuje ľudí v práci
  • koordinuje rôznorodé predstavy

Charakteristika

  • je dlhodobá – na viac rokov, niekedy na celé obdobie fungovania organizácie
  • je smelá a prognostická – možno niekedy aj trošku ireálna, ale to neuškodí
  • je krátka, podstatná, jasná
  • je zrozumiteľná pre všetkých
  • je vytvorená na širokej báze konsenzu zainteresovaných.

3. Analýzy potrebné na plánovanie

Tri hlavné oblasti analýz:

  1. vnútorné prostredie, vlastné zdroje
  2. oblasť problematiky a cieľová skupina
  3. vonkajšie prostredie a zdroje

A. Vnútorné prostredie, vlastné zdroje

  • 1. spôsob fungovania, organizačná kultúra, štruktúra
  • 2. analýza vlastných zdrojov
  • 3. analýza portfólia – projekty, služby, činnosť

1. spôsob fungovania, organizačná kultúra, štruktúra

V každom prípade musíme zistiť aká je miera efektivity našej činnosti, aké sú pomery v organizácie, aké skryté problémy sa vyskytujú, ktoré je potrebné riešiť.

2. analýza vlastných zdrojov

Vlastné zdroje organizácie tvoria predovšetkým nefinančné faktory. Samozrejme aj peniaze sú dôležité, ale v neziskových organizáciách je ich stále menej ako by bolo potrebné.

Naše hlavné zdroje sú okrem financií:

  • ľudia
  • skúsenosti a vedomosti
  • kontakty a partnerstvá

Ľudia

Základným zdrojom celej činnosti sú svedomité a odborne dobre pripravené osoby. Väčšinou nie je možné aby sme zamestnali ľudí na trvalý pracovný úväzok, ale napriek tomu každá organizácia môže počítať s početnou skupinou ľudí:

  • dobrovoľníci
  • externí odborníci
  • sympatizanti
  • aktivisti

Skúsenosti a vedomosti

Hlavne na úrovni organizácie ale znamená to aj súhrn vedomostí našich dobrovoľníkov. Každá jedna aktivita, podujatie, program znamená nové skúsenosti, ktoré môžeme používať v budúcnosti.

Kontakty a partnerstvá

Na rozvoj našej činnosti vždy potrebujeme spoluprácu s ostatnými aktérmi danej oblasti. Je veľkou výhodou napríklad keď máme korektný vzťah so samosprávou alebo miestnou školou, niekedy sú potrebné zahraničné partneri. Každý kontakt je potrebný, takže správajme sa korektne s ostatnými organizáciami.

Finančné zdroje

Do finančných zdrojov môžeme započítať vlastné príjmy – napríklad poskytnuté platené služby – dary od fyzických a právnických osôb a tiež granty získané od rôznych zdrojov.

3. analýza portfólia – projekty, služby, činnosť

Odpovedzme na nasledujúce otázky:

Aké úspešné programy máme?

Ktoré sú najpopulárnejšie u cieľových skupín?

Ktoré sú podporené aj komunitou?

Ktoré sú podstatné pre našu existenciu?

B. Oblasť problematiky a cieľová skupina

Bez dokonalom prehľadu danej problematiky môžeme viac škodiť ako pomôcť. Musíme preto skúmať všetky segmenty problematiky a nie len to, čo nás konkrétne zaujíma.

Cieľová skupina je tiež veľmi dôležitá. Organizácie síce majú vlastné predstavy ale tie nemusia byť v súlade s potrebami cieľových skupín. Preto sa musíme spýtať konkrétne osoby – čo vlastne potrebujú, čo by im pomohlo. Môžeme získať úplne nečakané odpovede, a čerpať nové nápady na rozvoj vlastnej činnosti.

C. Vonkajšie prostredie a zdroje

prostredie na úrovni komunity – miestna alebo regionálna komunita, inštitúcie, hospodárske a politické podmienky

prostredie na vyššej úrovni – štát alebo EU – inštitúcie, hospodárske a politické podmienky, rozvojová politika a pod.

odborné prostredie – inštitúcie a organizácie zaoberajúce sa danou problematikou

Výstupy

Strategické ciele

Dlhodobé ciele – tie v súvislosti veľkosti organizácie môžu byť od 3 do 20 rokov. Napríklad stratégie obce vypracujú na 30 rokov.

Obsahujú všetky podstatné ciele, ktoré by sme mali dosiahnuť v danom období.

Programy

Súvislé a komplexné činnosti, plány práce na dosiahnutie strategických cieľov.

Projekty

Delenie programov na kratšie časové obdobie na dosiahnutie konkrétnych výstupov a výsledkov, ktoré podporujú stratégiu.

Žiadosti

Vypracované materiály na konkrétne grantové výzvy, ktorými môžeme získať finančné prostriedky na realizáciu projektov.