Magyarország - Szlovákia Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 Partnerséget ép ítünk Európai Unió

A szervezetfejlődésről általában

Fórum Információs Központ
Regionális Civil Központ Alapítvány

A szervezetfejlődésről általában

A nem bürökratikus szervezetek esetében a szerveződés és fejlődés bizonyos törvényszerűségek alapján zajlik, mely sokban hasonlít az emberi egyed fejlődéshez – ezért ezt a párhuzamot használjuk a szemléltetésre is.

A szervezet fejlődésének állomásai:

Szervezetlen csoport

A szervezet életének kiindulópontja, megszületése, ahol a szó szorosabb értelmében vett szervezetről még nem beszélhetünk. Baráti társaság, amely egy erős egyéniség, személyiség, ún. karizmatikus vezető körül csoportosul. A csoport tagjainak közös jellemzői a közös érdeklődési kör, azonos eszmék. Ugyanazok az elgondolások hajtják őket, és végül rájönnek, hogy ugyanazt szeretnék elérni, vagyis megtalálják a közös célt. Az összetartozás érzését erősíti a meggyőződés, hogy ők mások, mint a környezetük, ők változást akarnak. E szint jellemzői az idealizmus és önkéntesség. Szervezett tevékenységről ezen a szinten még nem beszélhetünk és a pénz sem kerül szóba, a csoporton belül nincsenek egyéni feladatok, felelősségre vonás és érdemek.

További jellemzői e szintnek:

  • túldimenzionált elképzelések az „ügy” megoldásáról,
  • kaotikus döntéshozatal – egyszer közös megegyezés alapján, máskor autokratikusan kitűzött feladatok,
  • csapaton belüli szerepek hiánya – mindenki mindenért felelős, illetve semminek sincs nevesített felelőse,
  • az elért sikerek túlzott értékelése és a kudarcokért vállalt felelősség hiánya.

Szervezett csoport

A szervezetek általában akkor lépnek erre a szintre, amikor az előző szint, mint működési forma terhessé válik, s a tagok maguk is tudatosítják, hogy hatékonyságuk érdekében változtatniuk kell eddigi módszereiken, illetve ki kell alakítani azt a struktúrát, mely az eddigi ad hoc tevékenységet rendszeressé teszi. Az első jele annak, hogy a szervezet átlépett életének következő szakaszába az, hogy tisztázódnak a csoporton belüli formális és nem formális szerepek. A szerepek elosztása magával hozza a felelősségek megfogalmazását is. A vezetői szerepkör szintén tisztázódik, hisz az egyes feladatok elvégzéséért felelős tagoknak be kell számolniuk eredményeikről a vezetőnek. Általában vezetővé azok válnak, akik a csoporton belül a legmarkánsabb személyiséggel bírnak, és a csoort többi tagja megbízik bennük.

Tehát kialakul egy bizonyos hierarchia a csoporton belül. Ezen a szinten még gyakori a szerepek halmozása. Ez azt jelenti, hogy a vezetői és beosztott szerepkörök nincsenek élesen elhatárolva – egy adott programban, projektumban betöltött, vállalt pozíciótól és felelősségtől függ, hogy ki vezető az egyik programban és ki a beosztott, s ugyanakkor egy másik programban ez a hierarchia meg lehet fordítva.

Ennek a szintnek nagyon fontos további mutatója, hogy immár megfogalmazódik a szervezet küldetése. Ez lehetővé teszi a hosszú távú tervezést, megszabja a konkrét lépéseket a szervezet céljának elérése érdekében. Természetesen eddig is mindenki tisztában volt azzal, hogy miért vannak együtt, mi a céljuk, de ezen a szinten ez már küldetésként jelenik meg.

Az e szinten lévő szervezetek esetében bürokráciáról nem beszélhetünk, és szigorúan vett szervezetről sincs még mindig szó, hiszen a csoport még nem működik csapatként, csak kisebb, anyagi szempontból igénytelenebb projektek valósulnak meg. Viszont mivel már tevékeny a csoport, e tevékenység révén konkrét dimenziókat kap a célcsoportja, mely létszámában és igényeiben fokozatosan növekszik.

Bejegyzett szervezet

Ahhoz, hogy a szervezet az előző ciklus végén megfogalmazott hiányosságain változtatni tudjon, források után kell néznie. Az adománygyűjtés azonban új problémát vet fel: kinek is adja a támogatást az adományozó? Ki felel majd a pénz felhasználásáért, ki számol el a támogató felé? Ezekre a kérdésekre csak akkor tud felelni a szervezet, ha törvényesíti működési kereteit: tehát bejegyezteti magát. A civil szervezetek többsége csak akkor szánja rá magát erre a lépésre, ha a körülmények rákényszerítik. A jogi szubjektivitás elnyerése nem csupán a szervezet, mint jogi személy megszületését jelenti, mely lehetővé teszi, hogy például bankszámlát nyithasson, de bizalmat is kelt:

  • a potenciális pénzforrásnál (legyen az magánszemély, gazdasági szervezet vagy alapítvány)

  • egyéb szerződéses viszony létrejötténél (pl. egy termet bérbeadó intézménynél),

  • és a szervezet új tagjainál is.

A bejegyzési dokumentum tehát egy ún. garancialevél a szervezet számára. Ha a szervezet például alapítványnál kíván pályázni, meg kell adnia székhelyét, statisztikai azonosító számát, bankszámlaszámát, jogi képviselője nevét. Ezt mind csak egy bejegyzett szervezet tudja teljesíteni.

A bejegyeztetés számos kérdést vet föl, melyeket a szervezeten belül tisztázni kell. A szervezetnek el kell döntenie, hogy:

  • milyen jogi forma felel meg leginkább a tevékenységének,

  • ki lesz a jogi képviselője (statutáris képviselője),

  • hogy jönnek létre a bejegyzéshez szükséges dokumentumok,

  • milyen lesz a belső szerkezete (az alapszabályban le kell fektetni).

Egy bejegyzés nemcsak kifelé nagy lépés, de a szervezet életében is lényeges változásokat eredményezhet. Megváltoznak a belső erőviszonyok is. A szervezetben tevékenykedők eddig többé-kevésbé egyenlők voltak, viszont a hivatalosan is vezetői státuszt nyert személyre immár komoly felelősség hárul. A szervezet immár elszámolással tartozik a nyilvánosság és az állami szervek felé. Bizonyos bürokratizálódást is igényel a bejegyeztetés:

  • a hivatalos, legmagasabb szervet rendszeres időközönként össze kell hívni és a találkozókról jegyzőkönyvet kell készíteni,

  • archiválni kell a hivatalos ügyekben történő levelezést,

  • könyvelést kell vezetni,

  • a vonatkozó törvényeknek megfelelő hivatalos dokumentációt kell vezetni.

A szervezetek nagy része a bejegyzés után is önkéntes alapon működik tovább, nincs fizetett alkalmazottja. A tevékenység gyarapodásával azonban egyes tagok megterhelése növekszik, és felmerül a fizetett alkalmazott foglalkoztatásának szükségessége.

A szervezet válaszút elé érkezik:

  • vagy továbbra is kizárólag önkéntes alapon működik és csak annyit vállal fel, amennyit emberi, műszaki, anyagi erőfeltételei engednek – ez az adott fejlődési szinten való megmaradást jelenti, mely azonban nem megrekedés és nem zárja ki a szervezet szakmai fejlődésének lehetőségét,

  • vagy úgy dönt, hogy szerződéses viszonyt alakít ki azokkal, akik a szervezet által felvállalt munkát már nem képesek a továbbiakban önkéntesként teljesíteni.

Nemcsak a fentebb említett működési forma megválasztása állítja válaszút elé a szervezetet, de a küldetés újrafogalmazása is felmerül. A regisztrációhoz szükséges dokumentumok egyike az Alapszabály, mely a szervezet “alkotmánya”. A szervezeti struktúrán kívül tartalmaznia kell a szervezet létrejöttének pontos célját, küldetését és azokat a tevékenységeket, melyek révén e célokat el kívánja érni. Ezek megfogalmazásánál általában újragondolják az eddigi célokat, és az eredeti küldetés módosítására, pontosítására is sor kerül.

Szakosodott szervezet

A szervezetek életüknek e szakaszában általában tudatosítják, hogy nem elég a bejegyzés, belső struktúra kialakítása, a munkába fektetett idő és energia pénzbeli kompenzációja, ugyanúgy fontos a fejlődés szempontjából, hogy a szervezet az adott működési területen szakmai szempontból is megállja a helyét.

A szakosodás vagy professzionalizáció, szakmai elvárásoknak való megfelelés, belső és kifelé irányuló minőségi javulást hoz a szervezet életében.

Tagolódott szervezet

A szervezet egyre nagyobb programokat valósít meg, egyre több munkatárssal, külső szakemberrel, önkéntessel dolgozik, más intézményekkel működik együtt. A feladatok és felelősség sokasodása szükségessé teszi az újabb belső szerkezeti váltást: a szervezet vertikális és horizontális tagolódását.

Vertikális tagolódásnak nevezzük, amikor a szervezet „saját magát osztja több részre” azzal a céllal, hogy hatékonyabban lássa el a kitűzött részcélokat. A vertikális tagolódásnak két formáját ismerjük:

  • A szervezet szakosodott részlegeket hoz létre, melyek egy számukra specifikus tevékenységi kört töltenek be.

  • A szervezet kihelyezett irodákat, leányszervezeteket hoz létre, melyekben saját magát vetíti tovább földrajzilag különböző helyszíneken. A kihelyezett irodák betölthetnek specifikus funkciókat (például a régió számára fontos célokat valósítanak meg), vagy mindegyikük ugyanazokat a szolgáltatásokat nyújtja esetleg ezek kombinációját.

Horizontális tagolódás, amikor más szervezetekkel közösen vállal fel bizonyos célokat, melyeket együttműködésben valósít meg. Ennek formái:

  • Partnerség – két vagy több szervezet a saját munkáján túl, egy meghatározott közös program megvalósításában vesz részt. A résztvevők önálló jogi személyek maradnak.

  • Konzorcium – két vagy több szervezet hosszú távú együttműködése, nem programhoz, hanem egy távolabbi cél elérésére szolgáló együttműködési forma. A résztvevők jogalanyisága megmarad.

  • Közös szervezet – két vagy több hasonló küldetéssel rendelkező szervezet összeolvadása. A cél érdekében, közös megegyezés alapján, egy szervezetként teljesítik közösen megalkotott küldetésüket egy jogalanyiság alatt.

A megszűnés

A szervezet megszűnésének több oka is lehet:

  • a nem kielégítő vezetés, amely szétzilálja a szervezetet
  • a szervezet betölti küldetését, eléri fő célját
  • a külső körülmények késztetése

A megszűnésről mindig a legfelsőbb döntéshozó szerv dönt – tehát a közgyűlés és nem az aktuális vezető. A szervezetet ugyanolyan hivatalos módon kell felszámolni, mint ahogyan létrehoztuk:

  • írásban rögzített döntést kell hoznia az intzéménynek,
  • likvidációs eljárást kell lefolytatni,
  • hivatalosan be kell jelenteni a bejegyző szervnek a megszűnést, ezután a jegyzékből törlik a szervezetet.

 

A megszűnésnél vigyázni kell, hogy a szervezet által felhalmozott vagyon és tudás ne vesszen kárba. Lehetőleg keresni kell egy hasonló területen működő intézményt, amelyik átveszi és hasznosítja azt.